Nabór na stanowisko specjalista ds. sekretariatu (umowa o pracę cały etat)

Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie ogłasza nabór na stanowisko specjalista ds. sekretariatu (umowa o pracę cały etat)

1. Wymagania niezbędne:

• preferowane wykształcenie wyższe magisterskie;
• umiejętność obsługi komputera (pakiet Microsoft Office) oraz urządzeń biurowych,
• umiejętność przygotowywania prezentacji;
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2 w mowie i piśmie.

2. Mile widziane:

• doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku minimum 4 lata;
• doświadczenie w pracy w administracji publicznej;

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

Zadania związane z prowadzeniem sekretariatu

• obsługiwanie połączeń telefonicznych (numer główny CRICOTEKI);
• obsługiwanie ogólnej skrzynki cricoteka@cricoteka.pl poprzez przyjmowanie / wysyłkę poczty elektronicznej, jej dystrybucję do pracowników Cricoteki, zgodnie z dekretacją Dyrektora;

• przyjmowanie poczty, prowadzenie ewidencji, monitorowanie poczty przychodzącej i wychodzącej, dystrybucja zgodnie z dekretacją Dyrektora;
• redagowanie pism, drukowanie, kopiowanie i kompletowanie dokumentów, ich archiwizacja zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
• przyjmowanie na dzienniku podawczym dokumentów finansowych (faktury, rachunki itp.) i ich dystrybucja do odpowiednich osób / pracowników Cricoteki;

• organizowanie wizyt gości Dyrektora polskich oraz zagranicznych w Cricotece
• przygotowywanie pism wychodzących z Cricoteki również w języku angielskim.
• prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Cricoteki (dalej: BIP):
  a) zamieszczanie ogłoszeń w BIP,
  b) uzupełnianie informacji strony podmiotowej BIP Cricoteki w zakresie wymaganych przepisami prawa informacji, po dokonaniu konsultacji w tym zakresie z Kierownikiem Działu Administracyjnego oraz informacji brakujących w zakładkach BIP Cricoteki,
  c) dbanie o aktualność informacji zamieszczonych w BIP,
  d) monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej, w tym w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,
  e) przygotowywane projektów odpowiedzi na wnioski dotyczące udostępnienia informacji publicznej wpływających do Pracodawcy w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP

Zadania związane z organizacją pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora

• wsparcie organizacyjne spotkań;
• organizacja podróży służbowych;
• przygotowywanie prezentacji i wystąpień;
• przygotowywanie notatek z zebrań z udziałem Dyrektora / Zastępcy Dyrektora;
• prowadzenie kalendarza Dyrektora i Zastępcy Dyrektora.

Prowadzenie rejestrów w wersjach papierowych i elektronicznych m.in.

• obiegu pism przychodzących i wychodzących;
• wniosków o zamówienie publiczne;
• umów;
• faktur i rachunków;
• pieczątek, innych dokumentów;

Zadania związane z organizacją pracy instytucji i pracowników

• dystrybucja do pracowników Cricoteki zarządzeń, komunikatów, pism okólnych;
• zakup biletów (pociąg, samolot itp.) związanych z organizacją podróży służbowych;
• aktualizacja bazy oraz wysyłanie zaproszeń kierowanych z instytucji drogą mailową i pocztą tradycyjną;
• przygotowywanie planów i sprawozdań z działalności Cricoteki w oparciu o otrzymane merytoryczne materiały, pozyskanie ich, ich korekta i redakcja;
• organizacja i obsługa posiedzeń Rady Programowej instytucji, sporządzanie sprawozdań z obrad.

Zadania związane z organizacją pracy biura

• dbałość o porządek w biurze i pomieszczeniu socjalnym – poza usługami sprzątania;
• kontrolowanie stanu materiałów biurowych oraz ich zamawianie;
• dokonywanie zakupów i zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze;
• serwowanie poczęstunku dla gości / kontrahentów Cricoteki;
• organizacja cateringu w czasie spotkań Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora.

4. Wymagane dokumenty formalne:

• życiorys (CV);
• list motywacyjny;
• Kopie dokumentu potwierdzającego znajomość języka obcego.

Dokumenty aplikacyjne: życiorys /CV, powinny być opatrzone klauzulą:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1781 z późn.zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Jednocześnie oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która została zamieszczona na stronie www lub w BIP.”

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać do dnia 31 maja 2021 na adres e-mail: praca@cricoteka.pl, w tytule wiadomości proszę napisać: „Dotyczy zatrudnienia na umowę o pracę na stanowisko specjalista ds. sekretariatu”

Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu
lub bez kompletu wymaganych dokumentów, mogą nie być brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym.
Na rozmowy kwalifikacyjne, zostaną zaproszone wybrane osoby. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego złożone aplikacje ulegną komisyjnemu zniszczeniu.

5. Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

 W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych 
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r. L/119/1) informujemy, że:

• Administratorem danych osobowych, które zebrane zostaną w związku z prowadzoną rekrutacją jest Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie.
• Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na potrzeby i w związku z prowadzoną rekrutacją, a w zakresie, w jakim kandydaci udostępnią dane wykraczające poza zakres określony w przepisach Kodeksu pracy na podstawie udzielonych zgód przez kandydatów, którzy złożą oferty pracy.
• Administrator danych osobowych nie przewiduje przekazywania zebranych danych osobowych jakimkolwiek innym podmiotom,
• Dane osobowe przetwarzane będą przez okres jednego roku od dnia ukończenia rekrutacji, a w przypadku osoby zatrudnionej w wyniku rekrutacji – w okresie jej zatrudnienia i później, stosownie do obowiązków pracodawcy i byłego pracodawcy wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
• Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do żądania od Administratora danych osobowych dostępu do jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także że przysługuje jej prawo żądania przeniesienia danych osobowych jej dotyczących do wskazanego podmiotu we wskazany przez nią sposób.
• Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do cofnięcia w dowolnej chwili udzielonej zgody na przetwarzanie jej danych osobowych, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej cofnięciem.
• W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów, osoba, która udostępniła dane osobowe, uprawniona jest do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
• Administrator danych osobowych nie przewiduje profilowania na podstawie przekazanych danych osobowych.